De medewerkers van INDITO raakten zo enthousiast van het gebruiksgemak waarmee ze klanten via het Ydentic platform konden onboarden, dat het bedrijf in twee weken het platform had ingericht en alle klanten omgezet. Het platform is sinds een paar weken operationeel en ze merken nu al verschil in effectiviteit. Vooral bij de eerstelijns en de beheerders. En dat heeft ook direct impact op de tijd die vrijkomt bij projectmanagers.
Precies wat we nodig hebben
INDITO is de INnovatieve in Deventer gevestigde IT Oplossing. Innovatie en Deventer zijn de focus in de 10 jaar dat INDITO nu bestaat. In 2013 werd directeur Edwin de Goede getriggerd door de nieuwe 365 producten van Microsoft. Dit zou de kantoorwereld gaan veranderen en daar wilde hij wat mee. Hij gelooft in continue ontwikkeling: van IT, van de mens zelf en van organisaties. “Geen organisatie is vijf jaar dezelfde. Dat zou niet gezond zijn.” Ook INDITO verandert steeds. Inmiddels bedienen ze met 45 medewerkers een steeds groter aantal klanten. Want ook die groeiden, niet alleen in aantal, maar ook in complexiteit. Professionalisering van de eigen organisatie was daarom nodig.
In hun zoektocht naar een tool om het gebruikersbeheer voor hun klanten te standaardiseren, liepen ze al snel tegen Ydentic aan. Er zijn andere tools die dezelfde functionaliteit bieden, maar die waren eigenlijk niet eens een optie. “Microsoft zelf biedt functionaliteit voor gebruikersbeheer, maar die is generiek. Ook bedoeld voor grote bedrijven dus. Net als Excel krijg je dan 1001 mogelijkheden terwijl je er maar tien gebruikt. Met het Ydentic platform krijgen we precies de functionaliteit die we dagelijks gebruiken. Niets meer en niets minder. Dat maakt het gebruiksvriendelijk. “
In twee tot drie weken over dankzij enthousiasme van medewerkers
Het platform van Ydentic vereist dat je je beheerprocessen en onboarding standaardiseert. Het kan daarom even duren voor alles ingericht is en alle klanten over zijn.
Niet bij INDITO!
In twee tot drie weken waren alle klanten over op het platform. INDITO had zelf al een aantal processen gestandaardiseerd, maar de belangrijkste reden dat het zo snel ging, is volgens Edwin omdat de medewerkers ontdekten hoe prettig de nieuwe manier van werken was. “De snelheid waarmee we het geïmplementeerd hebben, zegt genoeg. Op het moment dat onze medewerkers bij één, twee klanten ervaarden hoe makkelijk je een nieuwe organisatie onboardt, ontstond er enthousiasme. Ydentic is twee dagen bij ons geweest om ons op weg te helpen. Meer was niet nodig. Onze medewerkers waren zo enthousiast dat ze het zichzelf al snel aanleerden. Met drie man, die niet eens fulltime eraan werkten, hebben we in twee à drie weken het platform ingericht en alle klanten omgezet.”
Eerstelijns effectiever
INDITO werkt pas sinds een paar weken met het platform en merkt nu al verschil. Vooral in de afhandeling van meldingen. Incidenten, uitbreidingen of aanpassingen worden sneller afgehandeld. Ook nieuwe opdrachtgevers worden sneller onboardet. “Je ziet vooral dat onze eerstelijns medewerkers direct aan de telefoon of in mail gewoon veel sneller effectief zijn. Beheerders kunnen zelfstandiger werken en doen minder vaak een beroep op hun projectcollega’s om een incident af te handelen. Die hebben daardoor meer tijd om zich bezig te houden met innovatievere projecten.”
In het verleden was je nog wel eens afhankelijk van de persoon die de inrichting had gedaan.
Dat is niet meer.
Op die manier ondersteunt het Ydentic platform de filosofie van INDITO om vooral innovatieve IT te ontwikkelen voor de klant. “De zorg moet gewoon heel makkelijk zijn. Onze opdrachtgevers hebben op dat gebied behoefte aan correctheid, snelheid en kwaliteit. Daarin ondersteunt het Ydentic platform. En of je het nou uitbesteedt aan ons, of dat je gebruik maakt van het selfservice portaal, het moet gewoon makkelijk zijn, daar moet je geen omkijken naar hebben. Dan kunnen we ons op die innovatie richten.”
Ja concullega’s, ook voor jullie!
Op de vraag of hij het ook concullega’s aanraadt, antwoordt Edwin in eerste instantie – hardop lachend – “Nee, vooral niet doen!” Maar dan bedenkt hij zich en zegt gekscherend: “Ja, bij nader inzien, vooral wel doen, want dat maakt het voor ons makkelijker als wij die opdrachtgever van ze overnemen. Dan zijn ze al gestandaardiseerd en kunnen wij ze zo in onze omgeving onboarden.” Omdat INDITO net over is op het platform, is het nu vooral gebruiken, leren en ontwikkelen. In de toekomst zullen meer opdrachtgevers zelf hun beheer kunnen uitvoeren via het selfservice portaal. En de eerste ideeën voor de stap daarna borrelen al op. Edwin zou graag de oplossingen die zij voor klanten ontwikkelen, willen pushen, beheren en onderhouden via het Ydentic platform. Hij weet dat Ydentic hiervoor openstaat. De samenwerking met Ydentic is heel open. De lijntjes zijn kort en er is een goede klik: “Jorn en ik zijn twee ondernemers die op dezelfde manier aankijken tegen samenwerking en partnership. Voor de kennismaking zouden we volgens mij een half uur zitten. Dat werd uiteindelijk twee en een half uur. Dat zegt alles over de intentie en over de wijze waarop we willen samenwerken.”
