In ons vorige blog deelden we een metafoor over een trein: we zeiden dat, kijkend naar standaardisatie, het niet de vraag is óf je opstapt, maar wannéér. In dit blog laten we zien wat opstappen op die standaardisatie-trein dan praktisch betekent.
Stel je voor: er wordt een nieuwe collega aangenomen binnen het bedrijf. Dat betekent dat er een nieuwe gebruiker aangemaakt moet worden. Dat is het eerste telefoontje richting de servicedesk. En de nieuwe medewerker heeft ook Office 365 nodig. Dus gaat er een seintje naar de IT-afdeling die vervolgens een account aanmaakt. Datzelfde wordt herhaald voor het nieuwe e-mailadres. Daarna blijken er nog externe applicaties nodig te zijn. Aan die applicaties zijn licenties gekoppeld. En laten de ingekochte licenties nu nét allemaal in gebruik zijn. Dus gaat er een telefoontje naar het management: of er 10 licenties extra gekocht kunnen worden. De betrokken leidinggevende wil vervolgens dat er eerst kritisch gekeken wordt naar het aantal licenties binnen het bedrijf. Want er kunnen er vast nog wel een aantal opnieuw ingezet worden luidt het devies. Vermoeiend proces toch? En dan zijn we nog niet eens halverwege de onboarding…
En dan is dit nog de happy flow…
Bovenstaande werkwijze geldt overigens ook nog eens voor de zogenaamde happy flow, waarbij alles goed gaat. Als er iemand langdurig ziek is, even met vakantie gaat of een andere baan gaat zoeken wordt het traject van onboarding nóg tijdrovender.
De Ydentic-methode: onboarden in 3 minuten
Gebruikers onboarden via de Ydentic-methode kost je héél wat minder tijd: namelijk ongeveer een minuut of drie. Niet voor niets zet Ydentic in op automatiseren van het instroom-, doorstroom- en uitstroomproces. Door inzet van het platform maak je eenvoudig een efficiëntieslag in je bedrijfsprocessen, bijvoorbeeld door de hele loopbaan van medewerkers te automatiseren, alles te beheren vanuit één systeem, controle over gebruikersrechten te hebben én de veiligheid in eigen hand te houden.
Denk groot, start klein
Wat in de praktijk verder vaak opvalt is dat men te grote stappen wil zetten bij efficiënter werken door inzet van eenvoudig IT-beheer. De overstap naar werken vanuit één centrale omgeving, het Ydentic Platform, wordt er soms te groot door gemaakt. Het is precies zoals de man die onder aan een lange trap staat: wanneer hij continu naar boven kijkt is de reis enorm. Maar hij die gewoon de eerste stap zet stijgt ongemerkt snel…
Moraal van het verhaal
Het gaat er in basis om dat je stárt met standaardiseren. Wanneer je eenmaal merkt hoeveel rust, tijd en energie efficiënter werken de organisatie brengt, komen de volgende stappen als vanzelf.
