Wanneer iemand uit dienst gaat dan blijven oude accounts vaak actief. Vaak wordt er wel een ticket aangemaakt bij richting de servicedesk bijvoorbeeld omdat de collega die het betreft op 30 september uit dienst gaat. Maar als dit account dan op 1 oktober stopgezet moet worden en dat is toevallig een zaterdag, dan valt zo’n aanvraag soms zomaar tussen wal en schip…
Want wanneer die servicedeskmedewerker op maandag aan de slag gaat wordt deze in de enorme rij tickets vaak meegezogen in de hectiek van alledag. En voor je het weet is het 2, 3 of zelfs 7 oktober. En nog altijd is het oude account actief.
Voor 20 mensen betalen terwijl je er 17 in dienst hebt…
Meestal wordt dit uiteindelijk wel verwijderd, maar soms ook blijft het staan. Tót de klant die de factuur betaalt ziet dat hij betaalt voor een aantal accounts van medewerkers die al een poos uit dienst zijn. Die klant belt vervolgens om te vragen waarom hij voor 20 mensen doorbelast wordt terwijl er maar 17 in dienst zijn. En dan mag je hopen dat het inderdaad slechts een kwestie van dagen is dat dit speelt. Al wijst de praktijk ook vaak anders uit weten we uit ervaring. Dan ontstaan er situaties waarin een klant het niet meer vertrouwt en graag het hele jaar doorgelicht wil hebben om er zeker van te zijn dat de facturen die hij betaald heeft kloppen. Kortom, een ongewenste situatie voor alle betrokken partijen.
Zorg dat je in control bent
Het spreekt voor zich dat je dit proces wil stroomlijnen zodat je eenvoudig aan kan geven wanneer een bepaalde collega uit dienst gaat en er zaken afgeschaald kunnen worden. Met de software van Ydentic is dit een fluitje van een cent. Niet alleen ben je ervan verzekerd dat er niet teveel betaald wordt, ook verminder je, door je processen goed in te regelen, de kansen op een datalek. Dat speelt bij ons niet, denk je misschien. Maar het proces gaat vaker fout dan men denkt. Vraag daarom eens binnen je eigen organisatie rond om te onderzoeken hoe het daar geregeld is.
Als je werkt met slimme software dan heb je het gewenste inzicht direct en voorkom je tijdrovende telefoontjes naar de servicedesk. Je wilt af van zelfbedachte werkwijzen waarbij iemand even in zijn agenda noteert dat hij op maandag die ene collega uit het systeem moet halen. Dat is niet meer van deze tijd en bovendien te kwetsbaar. Je wilt niet dat kennis in hoofden van mensen zit, het moet ondersteund worden door objectieve systemen die niet ziek worden, met pensioen gaan of een andere baan vinden…
Moraal van het verhaal
We merken dat het niet op orde hebben van dit soort ogenschijnlijk eenvoudige processen vaak symbool staat voor de manier waarop de overige werkwijzen binnen een organisatie geregeld zijn. Het is als die voortuin van de huis: als deze al rommelig oogt, hoe zal het dan achter de voordeur zijn?
